イベント制作

イベントプランナーってどういう仕事?

イベントプランナー
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新しい年度始めがもうそこまでやってきています。

新しい会社に就職される人も、これから本格的に就職活動される人も、自分が選んだ道を信じて過ごしていけることは、それだけでとても素晴らしいことだと思います。

今回、職業や肩書のことじゃなくて、少しでもその仕事の本質が伝わればと想って、「イベントプランナー」ってお仕事はどんな仕事か?を僕なりに説明させてもらえればと。

たまに、イベントってどんな仕事?って聞かれることもあって、まとめてみようと思いました。

横文字:イベントプランナー、その仕事を一言で表すと、

「段取り」のひと

イベントって一見華やかな仕事に見えますが、実はとても細かい段取り・準備にほとんどの時間を費やします。

この段取り・準備に時間を費やさないと、せっかく予算をかけてイベントをしたにも関わらず、効果が実感できなかった、なんて笑えない結果になってしまうぐらい、実は成果がモロでやすい、責任重大なパートです。

その分、成果(商談・契約・登録人数)が出た時、関わった人達全員が、感動とはまたひと味違った「絆」に近い繋がりの強い人間関係・信頼関係を築けること。それが、僕がイベントという仕事をしていて感じているやりがいです。

僕がいつもはじめにやっている「段取りの順番」のポイントを簡単に整理してみました。

順番は、人→物→金・時間です。

Step1.(人)誰に喜んでもらいたいのか?を徹底的に考える

イベントに来るお客さんが、「法人」でも「個人」でも、その商品やサービスがどんな人にどんなハッピーが訪れるかを引き出すこと。ここに時間を割くことってとても大切なことです。

チームでそれを、合言葉やスローガン化するととてもいいと思います。ここがブレると、「目的」がいつの間にか「手段」になってしまいます。悲しいかな、本当によく起こる現象です。イベントをすることが目的ではございません。

誰に喜んでもらいたいのか?をはっきりさせると、伝えることは何か。どうやって届けるか?が自ずと出てきます。

Step2.(モノ)何を伝えるか。どうやって届けるか?を洗い出す

誰に喜んでもらいたいのか?がハッキリ合言葉・スローガン化できて、関係者の間で目的が共有できたら、あとは、お客さんがその商品・サービスを手にした時に訪れるハッピーな体験を「言葉」や「ビジュアル」に。

その時に準備するモノは大体以下なカンジです。

※具体的な例は、また別の記事で書きます。今回は、簡単に概要まで。

<事前展開/イベント前のこと>

  1. プロジェクトメンバーとその役割を決める
  2. スケジュール&予算の管理
  3. 告知物(特設WEBサイト、SNS、ブログ、メルマガ、招待状、チラシ、映像などの制作、発信)

<事中展開/イベント中のこと>

■ハード面

  1. ステージ・ブース施工(コンセプト、平面図、パース、装飾、サイン)
  2. 音響機材のこと
  3. 照明機材のこと
  4. 映像機材のこと
  5. 申請関係
  6. 施工スケジュール

■ソフト面

  1. スタッフ(社員、ディレクター、AD、MC、コンパニオン、アルバイト、警備など)
  2. 配布物(チラシやリーフレット、ノベルティなど)
  3. 演出(ステージ演出、音楽、映像)
  4. ワクワク企画(クイズラリー、抽選会、アンケート、Touch&Tryお試し体験)

<事後展開>

  1. サンキューレター(レターDMやメール、SNSなど)
  2. キャンペーン企画(来場された人向け、されてない人にも)

他、細かいことは色々ありますが、ざっとこんな感じです。

Step3.(お金・信頼)誰に手伝ってもらうか?

上記の大枠ができたら、自社でできること以外のことは、パートナーに手伝ってもらいます。

ただ業務をお願いするだけじゃなく、今回のイベントの意図を共有して、チームとして実現したいこと、お客さんに喜んでほしいことを伝えます。

お客さまに喜んでもらうため、イベントの感動のフィナーレ実現までには、ざっと書いただけでもたくさんの段取りがあります。

段取りを楽しみながらイベントをプランする

整理しながら書いていくと長くなりました。

やることリストを並べるだけでも、たくさんの段取りがあって、一つ一つを考えていくことがとても大切なんです。じゃないと、当日イベント現場でジタバタしてしまう。

慣れが必要だと思いますが、慣れてくると「準備」がどれだけ大切かがわかってきます。

準備さえできていれば、「これだけ準備してきたんだから、あとは楽しみながらお客さんに喜んでもらうことに集中しよう!」っていうことができます。

ぼくもイベント業界デビューしたての時は、全然でした。常にバタバタ。常に必死w

でも、段取りのコツをつかめば、準備してきた成果がイベントでは出やすいし、最悪変更がでた時でも気持ちに余裕をもって修正に取り組めます。全ては準備・段取りのおかげです。

どんな仕事も準備・段取りは大切でしょうけど、イベントは本番当日にそれがモロ出ます。

これから、イベント業界に就職しようと思う方が、少しでも参考にしてもらえたらと想って、イベントプランナーについて、僕なりに概要を書かせていただきました。

具体例などは、またここで書かせていただきます。読んでいただいてありがとうございました。