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イベントで大活躍!全員の心を一つにする「運営マニュアル」

実施マニュアル
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「本番当日にジタバタして冷や汗をかいてしまうのは、事前の段取りが不十分やからや!」

僕がイベント会社の師匠に弟子入りした時、まず最初に言われたのがこの言葉でした。

イベント業界入りたての頃、初現場でめちゃくちゃ怒られたのは、忘れもしません。

「東京のイベント見においでや。」

とだけ言われ渡されたのが、「運営マニュアル」と書かれた分厚い資料。

読んでもよくわからなかったので、新幹線で爆睡して現場についた僕。

忘れもしない雨の日。師匠に会った途端、

師匠 「おはよう、1stステージ何時から?」

テアモ 「え・・・」

師匠 「2ndステージは?(怒)」

テアモ 「えっと・・・12時位?」

師匠 「なんやねん、くらいって?(笑&怒)読んできた?」

テアモ 「全然読んでません!」

めちゃくちゃ怒られた。僕はもう「なんで?なんで?」って状態。

しかも、「反省文書いてこいっ」て言われた。

書いたことないし、手持ちのペンが赤ペンしかなかったので、赤ペンで反省文書いて提出したら、一瞬でビリビリに破られたwなんなんだーーーーw

あの頃は、「運営マニュアル」の重要性なんてこれぽっちも感じてませんでした。

現場を見渡すと、総勢100名以上の関係者が全員手に持っている「運営マニュアル」

よく見ると、すごく細かいことが、誰が見てもわかりやすく書いてあります。みんながそれをみて、モノゴトを進めている。現場の経験を重ねていく度に、その重要性が段々わかってきた!

そうか、「運営マニュアル」って、

イベントに係る関係者全員の「心を一つ」にするためのものだった!

本番当日に、例えば、

「モデルの誰が、何時にどこの控室に入って、アテンドするのは誰で、リハーサルは何時からで、衣装はどのブランドで、スタイリストはだれで・・・」とか

「届いた大量の荷物は、どこから搬入して、どこで仕分けされて、何時に誰が何番のコマに持ってくる・・・」とか

関係者一人ひとりの予定をある程度全てまとめているのが「運営マニュアル」

関わる人が多くなればなるほど、考えられること全てを出来るだけ「事前に明確にすること」でみんながスムーズに動けるし、そこまで準備しておくと、現場で何か「変更」や「トラブル」が発生しても、臨機応変に余裕をもって対応できることが多くなります。

いかにストレス無く、スムーズに楽しく現場を盛り上げていくか?は、「運営マニュアル」にかかっていると言っても過言ではありません。頼り過ぎもだめなんですけどね。

名前は固い「運営マニュアル」って、色んなシーンで活用できるからオススメです!

例えば、結婚式の幹事の方。慰安旅行の担当者などにオススメ!

「運営マニュアル」って、言ってみたら、遠足や修学旅行で先生から配られた”旅のしおり”みたいなものです。

”旅のしおり”のベース(たたき)があれば、旅当日までに必要なことを全て準備出来て、予算管理をしながら進められるから、本当に誰でも思ったより簡単にできちゃいますよ!

「何から進めていいかわからない」の段階はクリアーしちゃって、「楽しいことを実現する」に集中できると思います。追々、「運営マニュアル」のことをもっと詳しく書きたいと思いますが、「実施マニュアル」のさらに良い所は、幹事も準備のことに迷わなくなって、「当日も、みんなと一緒にイベントを楽しめる」ことです☆

みんなが自由にイベントや旅を組み立てられる、使える「運営マニュアルor旅のしおり」があったら面白そいかも?そんなこと勝手に思った土曜日の夜のことでした。