イベント制作

「これ、変更で!」を楽しむ☆準備万端でも現場はいきもの。

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1月、2月、3月と、イベント・展示会があって、やっと一段落つきました。

展示会は、色んな人が関わって、何ヶ月も準備してきたことを本番として試してやる場だから、本当にみんな生き生きしている姿が未だに頭に焼き付いています。イベント終わった後が、本当の本番だよー!って、いつも会社の上の人たちが言っているけど、本当にそう思います。休む暇すらない人もいると思いますが、引き続きやっていきましょう!

毎回、イベントや展示会で思うこと。

どれだけ準備が万端でも、どれだけ運営マニュアルが完璧でも、イベント本番になるとたくさんの変更が出てくるのは当たり前だと思います。だって、そのイベントが終わるまで、「ずっと良くしていきたい!もっと伝えたい!」っていう想いが、出展するお客さんはとても強いからだと思います。現場で気づくこともいっぱいありますよね。

だから、イベントをサポートする僕達制作サイドは、出来る限りのことを最後までお手伝いさせてもらいます。結果、新たな人脈や商品を使ってくれる人が増えるなら、僕らも万々歳です。

60周年記念タワーが慰霊碑になった出来事

東京ビッグサイトやインテックス大阪などの展示会にブース出展するブースの広さは小間割りされます。展示会によって様々ですが、

1小間(=3m☓3m)で、規模によりますが、小間代(土地代)だけで数万円~50万円以上のがかかります。出展するだけで、ものすごいお金がかかっています。

昔、ある企業の40小間のブースを任された時、その企業が60周年という意味合いも込めて、高さ制限ギリギリの記念タワーをブースの真ん中に立てました。担当者も施工者も本番前日まで、すごく喜んでいたのですが…

会社のトップの判断で、「取り壊してもっと小さくして!」という指示(汗)

一度オッケーが出ても、現場に立てば変更はつきもの。あの時は、本番前日の夕方に、施工の大工さん、設計者、クライアントの担当者、僕達制作サイドが夜な夜な建て替え作業を行いました。

そんな時こそ、変更すらも楽しむ感じでやってしまおう!

目の前に起きた変更を、イヤイヤやるよりも、楽しみながらなんとかやってしまいましょう!そんな感じで、今まで沢山の変更があって、そりゃしんどいけれど、やるなら楽しみながらやりきることで、後で笑い話にしたらいいやん!と、なんとかその場の重い空気を明るくするのも僕らの役割なんだなぁと思います。

事前準備はたくさんあるからこそ

イベントや展示会、他の業種もみんなそうだと思いますが、本番当日までの準備をリストすると、

  • ブース施工のすり合わせ(平面図・立面図、場合によっては3Dパース)
  • 木工造作物の決定
  • 運営マニュアル(イベントにおける、人・モノ・時間の管理、本番までの地図のようなもの)
  • チラシやリーフレットなどの販促物諸々
  • イベント特設ウェブサイトなどのWEB関連
  • 進行台本(ステージや公演がある場合)
  • 映像(モニターに流す)
  • 看板、装飾などのサイン関係
  • タレント、MC、コンパニオン、ディレクター、ADなど、当日一緒に盛り上げてくれるメンバーの選出
  • 映像機材、音響機材の決定
  • 電源、水道、ネット環境のためのすり合わせ
  • 宿泊手配、移動手配
  • 弁当、ケータリング(これで現場のテンションが変わる)
  • 上記、諸々の予算管理

など、よーいどん!で、協力パートナーの仲間と一緒に、数ヶ月前から準備をしていく感じです。

でも、その準備だけで安心していると、変更があった時の精神的ダメージはとてもでかいし、たぶんしんどいです。だから、本番になっても、

「これでいいのか?」

「あの看板は、来場者に伝わっているのか?」

「接客に集中できる環境はできているか?」

「接客が終わったあとのフォローは、事前に決まった流れでいいのか?」

など、石橋を叩く感じで細かいかもしれませんが、常に現場をよくしよう!って思いをみんなで共有することで、結果的に安くない展示会に魂を込めて出展してよかった!って、みんながそうなれるように。

変更WELCOME!!の気持ちで、常に現場に臨みたいなぁ、と思った、2016回目の3月12日のことでした。